Melacak Aset dengan Asset Tracking System

Setiap bisnis atau bidang usaha memiliki sejumlah aset yang harus dirawat untuk menunjang kinerja usaha setiap harinya. Saat usaha anda berkembang dan tentunya aset pendukung bertambah, akan mulai sulit untuk melacak aset apa saja yang usaha anda miliki dan tersebar di lokasi mana saja aset anda berada. Akan lebih pusing lagi bila usaha anda memiliki banyak cabang.

Asset tracking system adalah sebuah metode untuk melacak aset fisik dengan bantuan hardware dan software untuk membantu mengidentifikasi aset apa saja yang anda punya, memantau perpindahan aset, dan perubahan nilai aset. Perangkat yang digunakan meliputi desktop software, aplikasi mobile, pemindai barcode scanners dan barcode label atau stiker. Semua perangkat tersebut akan membantu pelacakan aset fisik, pengumpulan data tentang aset tersebut dan keberadaannya serta pelaporan tentang informasi aset tersebut.

Keuntungan dari Asset Tracking

1. Mengetahui aset-aset yang anda miliki
Dengan menggunakan sarana identifikasi seperti stiker barcode dan scanner pemindai, aset akan dapat diidetifikasi dan dilacak satu per satu. Aset akan dapat dihitung jumlahnya dan dilacak keberadaanya secara akurat tanpa harus mencatat tulisan secara manual.

2. Mengetahui dimana, siapa dan kapan
Melacak lokasi aset penting bagi perusahaan. Seringkali aset-aset dalam sebuah perusahaan tersebar luas ke berbagai cabang dan lokasi. Asset berpindah tempat atau tangan saat dibutuhkan oleh individu atau untuk kebutuhan project tertentu. Tantangannya adalah melacak kemana aset berpindah dan digunakan oleh siapa aset tersebut dan pada waktu kapan.
Dengan asset tracking system anda bisa menggunakan komputer anda untuk melacak dimana keberadaan tiap aset dan siapa yang sedang menggunakan aset tersebut.

3. Mengetahui Nilai dan Harga Aset
Dalam kurun waktu tertentu, aset memerlukan perbaikan dan perawatan. Tentunya hal tersebut mempengaruhi nilai dan harga aset. Melacak siklus perubahan harga aset penting bagu usaha karena akan berpengaruh pada laporan finansial dan urusan pajak.
Tracking system dapat membantu melacak informasi aset pembelian, pemesanan, perawatan dan detil-detil lainnya dalam digital database. Medghitung harga setiap aset dapat juga dilakukan setiap saat dengan metode penyusutan yang anda inginkan.

Mengapa ini dibutuhkan?
Software system adalah solusi dari kemajuan teknologi asset management untuk beralih dari penggunaan aplikasi spreadsheet seperti Excel atau kertas catatan manual. Asset tracking systems memberikan solusi lengkap untuk melacak aset, menjaga akuntabilitas, dan mengontrol aset fisik dari dalam dan luar area. Akan terjadi kerugian sumber daya karena ketidak tahuan melacak aset disebabkan usaha anda masih menggunakan metode kuno untuk memanage aset, terutama bila jumlah aset perusahaan sangat banyak.

Apa itu Fixed Asset?

Definisi Fixed Asset

Istilah fixed assets (Aktiva Tetap) mengacu pada aset jangka panjang dan memiliki wujud, dimiliki dan digunakan oleh perusahaan atau organisasi untuk keperluan produktif dalam jangka waktu tertentu.

Contoh dari fixed assets (Aktiva Tetap)antara lain: tanah, bangunan, mesin produksi, peralatan kantor, furnitur, dan kendaraan.

Menurut Financial Accounting Standards Board, semua aset harus memiliki perkiraan nilai ekonomis yang dapat di kontrol oleh pemiliknya dan hasil akhirnya harus berdasarkan dari kejadian atau transaksi terdahulu.

KEUNGGULAN SOFTWARE FIXED ASSET MANAGEMENT

Semua perusahaan menginginkan solusi terbaik untuk menjaga kelengkapan, ketepatan, dan kecepatan mengurus asset adalah sebuah tantangan bagi para Generall Affair (GA) dan Finance. Namun dengan adanya Asset Management Software, proses mengurus aset dan data-datanya menjadi lebih mudah dan tentunya akan mengurangi banyaknya pekerjaan karena lebih hemat waktu.

Software Asset Management untuk hasil terbaik seharusnya memiliki fitur-fitur seperti:

• Data aset tercatat secara detil 

Software Asset Management akan menyimpan informasi mengenai nama aset, dimana lokasi aset berada, siapa yang bertanggung jawab terhadap aset tersebut, harga aset, dan perkiraan perubahan harga aset.

•  Hemat Waktu

Kemudahan akses dengan user interface yang mudah digunakan. Fitur-fitur otomatis untuk depresiasi, aset transfer dan kecepatan menarik data laporan yang diperlukan. Tentunya ini akan menghemat banyak waktu dalam pengerjaan asset management.

• Membantu Perencanaan Kedepan

Solusi Asset Management  memberikan fungsi berharga bagi rencana kedepan. Hal ini membantu perusahaan untuk melacak tiap detil aset yang dimiliki termasuk manajemen resiko, penyusutan harga aset, asuransi aset serta data-data mengenai perpajakan aset

• Menjaga Keamanan Aset

Perusahaan harus mengaudit asetnya secara rutin untuk memastikan ketepatan dimana dan dalam kondisi apa aset mereka berada. Hal ini memudahkan untuk mengetahui apabila terjadi penggelapan, penipuan atau kecurangan terhadap aset perusahaan.

• Hemat Biaya

Dengan mengetahui data aset, waktu pengerjaan yang lebih singkat serta keamanan aset, tentunya akan mengurangi biaya perusahaan.