Perbedaan Asset Tracking dan Inventory Tracking

Penggunaan barcode sebagai cara yang efektif bagi pelacakan fisik aset atau inventory (barang persediaan) diterapkan di berbagai perusahaan. Software atau aplikasi untuk barcode membantu proses tracking (pelacakan/penelusuran) lebih cepat, mengurangi error dalam kebutuhan pelacakan fisik aset atau inventory.

Walaupun sama-sama menggunakan barcode dalam proses tracking, terdapat perbedaan antara Asset Tracking dan Inventory Tracking yaitu: Item/benda jenis apa yang di track, pelaporan informasi apa yang diunduh dan siapa penggunanya. Tentunya hal ini akan membantu para pengguna sesuai dengan kebutuhannya.

Asset Tracking
Mengacu pada penelusuran aktiva tetap atau aset fisik (physical checking) yaitu harta berwujud, dimiliki dan digunakan oleh perusahaan atau organisasi untuk keperluan produktif dan memiliki umur ekonomis yang panjang, contohnya piranti komputer kantor, furnitur kantor dan mesin-mesin pendukung jalannya sebuah organisasi.
Dengan didukung barcode label, barcode scanner dan asset management software untuk aktiva tetap, asset tracking akan membantu penelusuran aktiva tetap untuk mencatat aset-aset yang dimiliki, mengetahui lokasi aset, penyusutan nilai (depresiasi) dan informasi lainnya dengan mudah.

Inventory Tracking
Yang disebut inventory atau inventaris adalah bahan baku atau pendukung proses kerja/produksi yang habis pakai atau stok barang (barang yang disediakan untuk memenuhi permintaan dari pelanggan). Inventory dan aset fisik sama-sama digolongkan sebagai aset (harta), perbedaanya inventory digolongkan sebagai aktiva lancar (current assets) yang hanya dapat dipakai satu atau beberapa kali dalam proses dan mempunyai umur ekonomis pendek. Contohnya: Kas, perlengkapan kantor dan persediaan barang dagang.
Inventory tracking menggunakan barcode label, barcode scanner dan software inventory tracking system untuk pendataan stok barang. Informasi barcode label pada inventory tracking memuat SKU (Stock Keeping Unit) yang ditempel pada stok barang.

Seringkali anda kebingungan saat mencari solusi tracking yang tepat bagi usaha anda, apakah anda membutuhkan Asset Tracking atau Inventory Tracking? Untuk menghemat waktu anda dalam mengambil keputusan, inilah perbedaan kedua tracking system diatas:

	ASSET TRACKING	INVENTORY TRACKING
Jenis Barang	Harta Tetap: Kendaraan, furnitur, komputer	Barang habis pakai: barang dagang, bahan baku.
Kegunaan	Pendataan aset perusahaan untuk laporan keuangan, pajak, harta dan kebutuhan audit	Pendataan stok barang untuk mengetahui jumlah barang di gudang.
Jenis Label	Label/sticker dengan material tahan lama	Biasanya bukan label/stiker tahan lama
Transaksi	Penambahan aset, perpindahan aset, penyusutan aset	Barang masuk, barang keluar, stok persediaan barang
Pengguna	Asset manager, General Affair	Warehouse manager, stock keeper

activo.co.id

hello@activo.co.id

+62-21-2933 9528

Happy Anniversary: We Code It Home

Pada Jumat 15 januari 2017, CODE.ID (PT Code Development Indonesia) merayakan hari jadinya. Acara perayaan ulang tahun software house yang juga parent company dari Activo Asset Management ini diikuti oleh seluruh karyawan. 

Dibuka dengan acara games-games penuh canda tawa yang mencairkan suasana dan keakraban antara karwawan baru dan senior.
Tema Anniversary 2017 Code.id ini adalah "We Code It Home" yang maknanya suasana kerja di Code.id dimana semua karyawan merasa seperti bekerja di rumah "just feels like home".

Potong Tumpeng Ultah

Suasana bekerja di Code.id PT Code Development Indonesia

activo.co.id

hello@activo.co.id

+62-21-2933 9528

Kecurangan Dan Penyalahgunaan Aset

Dalam manajemen aset, tantangan yang dihadapi selain memaksimalkan siklus hidup aset itu sendiri adalah kesalahan (error), penyalahgunaan (missappropriation of asset) dan kecurangan laporan keuangan (financial statement fraud) terhadap aset yang dikelola.

Kesalahan atau kekeliruan biasa terjadi dalam berbagai manajemen, error dalam pengelolaan aset disebabkan unintentional mistake atau ketidaksengajaan, berbeda dengan penyalahgunaan dan kecurangan yang memiliki unsur kesengajaan. Hal-hal tersebut berujung kerugian perusahaan dari sisi aset.

Error
Kesalahan dalam mengelola aset disebabkan berbagai faktor. selain dari segi manusianya (personal), faktor sarana pendukung juga berpengaruh. Jumlah aset, detil data aset dan sebaran lokasi aset menjadi tantangan bagi para General Affair (GA), bagian keuangan dan auditor. Piranti dan sarana yang kurang mendukung juga merupakan faktor krusial. Banyak perusahaan masih menggunakan aplikasi kuno seperti excel dalam pengerjaan asset management.


Definisi Fraud (Kecurangan) adalah kecurangan yang disengaja demi keuntungan pribadi atau kelompok dan berakibat kerugian dipihak lain.

Missappropriation of Asset
Penyalahgunan aset atau harta perusahaan merupakan tindakan illegal yang sering juga disebut sebagai penggelapan aset atau pencurian aset. Contohnya, penggelapan kas perusahaan, penggunaan fasilitas untuk kepentingan pribadi, pengeluaran biaya perusahaan secara curang.
Penggelapan aset dalam jumlah besar akan berpengaruh buruk terhadap  cashflow perusahaan. Bila tidak segera terdeteksi dan dicegah hal ini akan menjadi kultur baru yang merugikan perusahaan.

Financial Statement Fraud
Kecurangan terhadap laporan keuangan yang membuat laporan keuangan menjadi tidak seperti yang seharusnya  yang disengaja dengan maksud menipu para pengguna laporan, biasanya sering dilakukan oleh manajemen tingkat atas.
Manipulasi biasanya terjadi pada overstating asset-understating liabilities, dengan tujuan laporan keuangan tersebut menarik bagi investor.

Pentingnya penerapan asset management yang baik merupakan solusi tepat untuk mencegah hal-hal diatas. Solusi untuk meminimalkan kejadian-kejadian yang tidak diinginkan dalam asset management antara lain:

1. Diawali dengan pencatatan aset yang teratur dengan detil mengenai informasi mengenai setiap aset tersebut. Catatan aset juga dilengkapi informasi mengenai lokasi dan perpindahan dimana aset tersebut berada.
2. Perhitungan depresiasi yang baik untuk menentukan nilai aset pada periode tertentu. Hal ini akan membantu juga dalam memutuskan apakah sebuah aset akan di dibuang (disposal) atau masih layak pakai.
3. Penggunaan sarana pendukung yang memadahi dan layak. Software dan aplikasi asset management beserta hardware pendukungnya merupakan investasi terbaik untuk perusahaan dalam menjaga aset mereka. Aplikasi akan membatu dalam pengumpulan dan penyajian data lebih cepat. Hardware seperti asset barcode label, scanner dan printer akan membantu dari segi aktivitas pelacakan aset (asset tracking) dalam waktu singkat.

Lebih baik mencegah daripada mengobati, sebelum terjadi kerugian karena kelalaian dalam mengelola aset, saran terbaik adalah berkonsultasi pada ahli/expert dalam bidangnya. Investasi jangka panjang dalam menggunakan teknologi terbaik untuk asset management akan lebih baik daripada harus menanggung potensi kerugian dari kesalahan manajemen aset.

activo.co.id

hello@activo.co.id

+62-21-2933 9528

Perbedaan Barcode dan QR Code

Tentunya anda tak asing lagi dengan istilah Barcode dan juga QR Code. Secara umum, fungsi keduanya adalah untuk memudahkan pelacakan sehingga lebih cepat, hemat biaya, sistematis dan terintegrasi.

BARCODE
Barcode atau kode batang mudah ditemui di setiap kemasan produk di swalayan,perpustakaan atau di kartu tanda pengenal. Kode batang biasanya berbentuk batang-batang lurus yang tidak beraturan lebarnya merupakan kumpulan data optik yang dibaca oleh mesin pemindai (scanner) . Mesin membaca data yang tersimpan pada Kode batang dengan membaca lebar garis dan spasi garis paralel yang disebut simbologi linear satu dimensi (1D) atau kode batang itu sendiri. Penggunaan awal Kode batang adalah untuk memudahkan pengecekan di Swalayan.

Struktur Barcode

QR CODE
QR adalah singkatan dari Quick Response yang merupakan perkembangan Kode Batang dari satu dimensi menjadi dua dimensi (2D). QR Code berbentuk persegi empat, dengan tiga kotak kecil berwarna hitam di ketiga ujungnya dan mudah dibaca dengan menggunakan QR code reader/scanner.
Scan pada kode tersebut akan diubah secara otomatis menjadi link informasi dan kemudian akan dilanjutkan ke browser. QR Code seringkali ditemukan pada produk-produk elektronik, kartu nama, surat kabar dan software komunikasi online dan dapat mudah dibaca dengan ponsel yang memiliki aplikasi QR Code Reader. Kode ini sangat memudahkan seseorang untuk mencari informasi lebih lanjut tentang suatu produk karena ukurannya yang simpel dan kecil.

Struktur QR Code

Perbedaan 

BARCODE	QR CODE
Kode 1 Dimensi	Kode 2 Dimensi
Menyimpan dan membaca data alphanumeric (huruf dan angka)	Menyimpan dan membaca banyak jenis data: angka, huruf, symbol, kanji, dan lainnya.
Kapasitas data terbatas	Kapasitas data lebih tinggi (ratusan kali dari barcode)
Menampung data secara horizontal.	Menampung data secara horizontal dan vertikal, sehingga ukuran dari tampilan gambar QR Code bisa hanya sepersepuluh dari ukuran Barcode

activo.co.id

hello@activo.co.id

+62-21-2933 9528

Spreadsheet (Excel) atau Software Solusi (Activo)?

Alat bantu yang umum digunakan dalam asset management adalah Microsoft Excel atau Spreadsheet. Pengertian Spreadsheet adalah lembaran kertas yang menunjukkan data akuntansi dalam baris dan kolom, Excel merupakan aplikasi komputer yang mengizinkan pengguna untuk menampilkan dan memanipulasi data yang disusun dalam baris dan kolom. Aplikasi yang diluncurkan sejak tahun 1985 ini adalah salah satu yang paling populer digunakan pada komputer pribadi.

Salah Kaprah Penggunaan Spreadsheet Untuk Asset Tracking

Pernahkah anda bertanya pada diri anda: "Mengapa kita perlu untuk menggunakan software Asset Tracking jika kita dapat memanfaatkan Microsoft Excel atau Google Drive?" Jika jawaban anda ya, maka anda tidak sendiri, banyak perusahaan menggunakan Excel dan Google Drive untuk melakukan Asset Tracking. Pertanyaannya adalah: Apakah ini merupakan solusi terbaik?

Bila jumlah data aset anda hanya 10 buah, manajemen aset dengan Excel tidaklah rumit, lain ceritanya bila anda memanage 1000 aset. 

Kerumitan yang sering dialami user saat menggunakan spreadsheet:

1. Manual Data Entry

Aplikasi Excel membutuhkan banyak sekali formula memusingkan. Data yang dimasukkan secara manual memakan waktu lama dan rentan terhadap kesalahan. Waktu anda banyak terbuang untuk validasi dan pelacakan data.

2. Masalah Keakuratan Data

Semakin banyak jumlah data/aset, semakin tinggi pula kemungkinan kesalahan pencatatan dan perhitungan data. Jumlah data yang semakin banyak juga menyulikan pencarian "satu bagian" informasi tertentu yang dibutuhkan. Data yang disajikan oleh spreadsheet-pun bukan selalu data Real-Time (data terbaru).

3. Limited User Access 

Jika manajemen aset anda ditangani oleh lebih dari satu orang, kemungkinan banyak orang memerlukan akses terhadap data asset di saat bersamaan, entah untuk hanya sekedar melihat data, atau melakukan perubahan/penambahan data. Lembar kerja Excel yang anda gunakan beresiko mengalami kekacauan data, karena setiap orang dapat menggunakan file Excel tersebut bahkan merubah layout lembar kerja yang terkadang tidak sesuai dengan peruntukan asli nya. 

4. Menghambat Kolaborasi 

Jika organisasi anda terdiri dari beberapa divisi, cost center dan cabang, seringkali divisi General Affair akan ditugaskan untuk memaintain semua asset yang berada di organisasi. Kondisi ini akan menciptakan kemacetan proses kerja yang berujung pada respond yang lama dari General Affair jika ada hal-hal terkait asset (Kerusakan, hilang, audit, dll). Dengan menggunakan Software Asset Management setiap divisi, cost center, cabang, akan dapat menangani sendiri operasi sehari-hari terhadap asset yang sudah di-assign dibawah supervisi dari General Affair. Jadi pekerjaan terkait asset akan lebih terdistribusi ke bagian-bagian terkait.

5. Tidak ada audit trail – Seiring dengan banyaknya lembar kerja Excel yang digunakan, catatan dari suatu data mungkin akan salah, rusak, atau terhapus. Software asset tracking system di desain secara khusus untuk melakukan tracking asset, tidak hanya untuk sekedar mencari lokasi asset berada, tapi juga untuk melakukan audit perubahan data asset atau kebutuhan lainnya.

Excel tidak cocok untuk kebutuhan manajemen fixed asset. Walaupun budget seringkali terbatas, namun merupakan hal yang layak dilakukan untuk berinvestasi dan beralih dari lembar kerja Excel ke Software Asset Management System yang di desain untuk melakukan tracking asset anda.

activo.co.id

hello@activo.co.id

+62-21-2933 9528