Spreadsheet (Excel) atau Software Solusi (Activo)?

Alat bantu yang umum digunakan dalam asset management adalah Microsoft Excel atau Spreadsheet. Pengertian Spreadsheet adalah lembaran kertas yang menunjukkan data akuntansi dalam baris dan kolom, Excel merupakan aplikasi komputer yang mengizinkan pengguna untuk menampilkan dan memanipulasi data yang disusun dalam baris dan kolom. Aplikasi yang diluncurkan sejak tahun 1985 ini adalah salah satu yang paling populer digunakan pada komputer pribadi.

Salah Kaprah Penggunaan Spreadsheet Untuk Asset Tracking

Pernahkah anda bertanya pada diri anda: "Mengapa kita perlu untuk menggunakan software Asset Tracking jika kita dapat memanfaatkan Microsoft Excel atau Google Drive?" Jika jawaban anda ya, maka anda tidak sendiri, banyak perusahaan menggunakan Excel dan Google Drive untuk melakukan Asset Tracking. Pertanyaannya adalah: Apakah ini merupakan solusi terbaik?

Bila jumlah data aset anda hanya 10 buah, manajemen aset dengan Excel tidaklah rumit, lain ceritanya bila anda memanage 1000 aset. 

Kerumitan yang sering dialami user saat menggunakan spreadsheet:

1. Manual Data Entry

Aplikasi Excel membutuhkan banyak sekali formula memusingkan. Data yang dimasukkan secara manual memakan waktu lama dan rentan terhadap kesalahan. Waktu anda banyak terbuang untuk validasi dan pelacakan data.

2. Masalah Keakuratan Data

Semakin banyak jumlah data/aset, semakin tinggi pula kemungkinan kesalahan pencatatan dan perhitungan data. Jumlah data yang semakin banyak juga menyulikan pencarian "satu bagian" informasi tertentu yang dibutuhkan. Data yang disajikan oleh spreadsheet-pun bukan selalu data Real-Time (data terbaru).

3. Limited User Access 

Jika manajemen aset anda ditangani oleh lebih dari satu orang, kemungkinan banyak orang memerlukan akses terhadap data asset di saat bersamaan, entah untuk hanya sekedar melihat data, atau melakukan perubahan/penambahan data. Lembar kerja Excel yang anda gunakan beresiko mengalami kekacauan data, karena setiap orang dapat menggunakan file Excel tersebut bahkan merubah layout lembar kerja yang terkadang tidak sesuai dengan peruntukan asli nya. 

4. Menghambat Kolaborasi 

Jika organisasi anda terdiri dari beberapa divisi, cost center dan cabang, seringkali divisi General Affair akan ditugaskan untuk memaintain semua asset yang berada di organisasi. Kondisi ini akan menciptakan kemacetan proses kerja yang berujung pada respond yang lama dari General Affair jika ada hal-hal terkait asset (Kerusakan, hilang, audit, dll). Dengan menggunakan Software Asset Management setiap divisi, cost center, cabang, akan dapat menangani sendiri operasi sehari-hari terhadap asset yang sudah di-assign dibawah supervisi dari General Affair. Jadi pekerjaan terkait asset akan lebih terdistribusi ke bagian-bagian terkait.

5. Tidak ada audit trail – Seiring dengan banyaknya lembar kerja Excel yang digunakan, catatan dari suatu data mungkin akan salah, rusak, atau terhapus. Software asset tracking system di desain secara khusus untuk melakukan tracking asset, tidak hanya untuk sekedar mencari lokasi asset berada, tapi juga untuk melakukan audit perubahan data asset atau kebutuhan lainnya.

Excel tidak cocok untuk kebutuhan manajemen fixed asset. Walaupun budget seringkali terbatas, namun merupakan hal yang layak dilakukan untuk berinvestasi dan beralih dari lembar kerja Excel ke Software Asset Management System yang di desain untuk melakukan tracking asset anda.

activo.co.id

hello@activo.co.id

+62-21-2933 9528

Perpindahan Aktiva Tetap (Fixed Asset Movement)

Mutasi karyawan, pergantian personil dan penambahan cabang atau kantor usaha berpengaruh dalam catatan aset-aset yang digunakan dalam sebuah bidang usaha atau bisnis.
Sebagai contoh:

Mesin fotokopi (aset) yang berlokasi di kantor pusat A akan dipindahkan untuk mendukung kegiatan kantor cabang B. Catatan mengenai lokasi aset mesin fotokopi tersebut akan berpindah dari kantor pusat ke kantor cabang. Dimungkinkan Cost Center terhadap aset tersebut akan ditransfer dari kantor pusat ke kantor cabang.

Perpidahan aset diatas akan dicatat dalam modul Asset Transfer yang akan mencatat perpindahan lokasi aset dan perpindahan cost center.

Cost Center
Pusat Biaya atau Cost Center adalah unit/divisi dalam organisasi yang bertanggung jawab atas biaya yang dikeluarkan untuk sebuah aset. Dalam sebuah organisasi, Cost Center dibebankan ke masing-masing departemen (contoh: Human resources departmen, IT departmen, Marketing departemen).
Kinerja pusat biaya diukur dengan membandingkan biaya aktual dengan biaya yang dianggarkan untuk periode waktu tertentu.

Asset Transfer akan mencatat detil data asset yang dipindahkan (ditransfer) dari lokasi satu ke lokasi lain dan dari cost center satu ke cost center lain sehingga data mengenai asset yang dipindahkan tersebut tetap tercatat dengan baik.

activo.co.id

hello@activo.co.id

+62-21-2933 9528

Audit Aktiva Tetap (Fixed Asset Audit)

Audit aktiva tetap (fixed assets) secara berkala bertujuan untuk memastikan bahwa asset sebuah perusahaan tercatat dengan akurat.  Proses dari audit aktiva tetap tidaklah rumit ataupun memakan banyak waktu apabila dibantu oleh solusi asset management yang memiliki berbagai fitur untuk memudahkan audit.

Tujuan Audit Aktiva Tetap
Audit adalah pemeriksaan secara sistematis oleh pihak auditor terhadap laporan finansial yang telah disusun oleh manajemen, beserta catatan-catatan pembukuan dan bukti-bukti pendukungnya. Tujuan dari auditing adalah menyajikan informasi yang bermanfaat bagi pengguna dalam menilai akuntabilitas dan membuat keputusan bisnis maupun perpajakan.

Penerapan Fixed Asset Software Dalam Audit
Proses audit atau pemeriksaan catatan aset secara manual memakan waktu lama dan cukup rumit. Software Fixed Asset memudahkan proses audit asset.
Berbagai fixed asset seperti furnitur, kendaraan, komputer dan mesin-mesin pendukung aktivitas usaha dapat dicatat secara rinci dalam asset register, berikut nilai depresiasi tiap aset yang menghasilkan catatan asset yang akurat untuk proses audit.

Berikut kemudahan yang didapat dalam mengaudit asset dengan software Activo:
1. Pengumpulan data yang lebih cepat
2. Informasi tiap aset tercatat jelas
3. Pelacakan lokasi aset (asset tracking)
4. Efisiensi waktu dan biaya
5. Keamanan data terjamin

Solusi Asset Audit Activo
1. Activo software mencatat secara terpusat detil informasi semua aset.
2. Penggunaan barcode tag dalam memudahkan proses audit. Scan barcode pada aset di lokasi-lokasi dimana berada dan Activo Asset Tracking System akan melakukan data analisa.
3. Dari proses tersebut Activo Software akan menarik data yang memberikan informasi tentang jumlah aset, detil aset, nilai depresiasi aset, pengguna aset dan informasi lain yang dibutuhkan.

Asset Disposal

Asset Disposal atau Pelepasan Aktiva Tetap terjadi pada akhir siklus hidup aset tetap (fixed asset life cycle). Aset-aset yang digunakan dalam menunjang kinerja perusahaan akan mengalami penyusutan nilai secara periodik hingga aset tersebut dihentikan penggunaanya.

Aktiva tetap dapat dihentikan penggunaanya melalui :
1. Dijual
2. Dihapus karena tidak dapat dipakai lagi

Kapan Aktiva Tetap harus di disposal?
Ada banyak faktor dan alasan bagi sebuah bisnis atau perusahaan dalam penghapusan aset, antara lain:
1. Asset tersebut tidak lagi memenuhi standart yang ada.
2. Asset tersebut telah usang atau rusak
3. Asset tersebut tidak lagi memiliki nilai sisa (salvage value)

Perkiraan nilai jual  akhir masa pakai dari asset tersebut dapat dihitung dengan metode depresiasi aktiva tetap.

Metode Penyusutan Aktiva Tetap

Metode Garis Lurus & Saldo Menurun Ganda

Setelah Aset Tetap diperoleh, maka aset tetap tersebut akan digunakan oleh perusahaan untuk kegiatan operasional dan produksinya. Depresiasi atau penyusutan adalah penurunan dalam nilai (value) aset seiring dengan waktu dan penggunaannya. Tentunya hal tersebut disebabkan oleh berbagai faktor.

Ada dua metode yang umum digunakan dalam penghitungan depresiasi aktiva tetap:
1. Metode Garis Lurus (Straight Line Method)
Metode ini menganggap aset akan mengalirkan manfaat merata disepanjang penggunaannya, sehingga aset tetap dianggap akan mengalami tingkat penurunan fungsi yang sama besar disetiap periode penggunaan hingga aset tetap tidak dapat digunakan lagi.

2. Metode Saldo Menurun Ganda (Double Declining Method)
Metode saldo menurun merupakan metode untuk mempercepat depresiasi. Tingkat yang digunakan biasanya dua kali dari tingkat yang digunakan oleh metode garis lurus. Oleh karena itu metode saldo menurun dikenal juga sebagai saldo menurun ganda. 

Setiap metode memiliki keunggulannya masing-masing, pilihan menggunakan Metode kedua metode tersebut bergantung pada jenis aktiva tetap. Metode Garis Lurus lebih mudah digunakan dan cara penghitungannya juga lebih sederhana. Di sisi lain, Metode Saldo Menurun Ganda dapat memberikan penghitungan yang lebih akurat terhadap valuasi aset. Pemilihan metode penyusutan aktiva tetap yang akan digunakan bergantung pada sifat aktiva tetap tersebut dan kebijakan dari organisasi dalam memilih metode depresiasi.

Activo Asset management Software memfasilitasi fitur untuk menghitung penyusutan dengan mudah baik Metode Garis Lurus (Straight Line Method), Metode Saldo Menurun Ganda (Double Declining Method) dan juga metode-metode standar lain seperti Metode Jumlah Angka Tahun (Sum of The Years Digit Method).

Penyusutan Aktiva Tetap (Fixed Asset Depreciation)

Aset tetap (Fixed Asset) memiliki masa manfaat dalam jangka waktu tertentu (1 periode akuntansi). Semua jenis aset tetap kecuali tanah akan mengalami penurunan nilai (value) seiring dengan berlalunya waktu. Berkurangnya value berarti berkurangnya kapasitas aset tetap yang bersangkutan.

Faktor-faktor Yang Mempengaruhi Nilai Penyusutan:

1. Acquisition Cost
Harga Perolehan berpengaruh terhadap biaya penyusutan. Acquisition Cost adalah harga pada saat sebuah aset dibeli atau didapat oleh perusahaan.

2. Nilai Residu (Salvage Value)
Adalah perkiraan harga jual aset setelah berakhirnya umur produktif. Nilai residu tidak selalu ada, ada kalanya suatu aset tidak memiliki nilai residu, misalnya pada akhir masa produktifnya, aset tidak bisa dijual atau tidak laku untuk dijual dan akhirnya hanya disimpan saja

3. Economical Life Time (Umur Ekonomis)
Umur ekonomis / umur manfaat adalah perkiraan usia aset atau batas waktu penggunaan aset. Masa manfaat terbatas karena beberapa faktor yaitu:
- Faktor Fisik:
Berhubungan dengan kondisi fisik suatu aset tetap. Suatu aset memiliki umur fisik jika secara fisik aset tetap masih baik kondisinya meskipun mengalami penurunan fungsi.
- Faktor Fungsional:
Berhubungan dengan kontribusi aset tetap tersebut dalam penggunaanya. Aset Tetap masih mempunyai umur fungsional jika aset tetap tersebut masih memberikan manfaat atau kontribusi dalam operasional produksi perusahaan meskipun secara fisik suatu aset tersebut sudah tidak baik


Penyusutan Aktiva Tetap (Fixed Asset Depreciation) merupakan konsekuensi dari penggunaan aktiva tetap dimana aktiva tetap akan mengalami penurunan fungsi.

Pencatatan Aset (Fixed Asset Register)

Pencatatan Aktiva Tetap (Fixed Asset Register) didefinisikan sebagai metode akuntansi yang berfungsi melacak aktiva tetap dalam perusahaan. Secara sederhana, Asset Register mencatat setiap aset yang dimiliki oleh perusahaan. Register ini akan menyimpan informasi mengenai nama aset, dimana lokasi aset berada, siapa yang bertanggung jawab terhadap aset tersebut, harga aset, dan perkiraan perubahan harga aset.

Asset Register juga akan menunjukkan depresiasi dari tiap aset sejak aset dibeli dan perubahan dari nilainya. Sebuah bisnis harus mengetahui dimana dan dalam kondisi bagaimana aset mereka berada. Penggunaan Asset Register juga memberikan nilai lebih dalam menghitung depresiasi dan pajak secara detail. 

Fitur dari Software Asset Register Activo dapat membantu anda dengan detail informasi sebagai berikut:

• Asset details (type, serial number, description)
• Movement asset to different locations, cost center or people
• Purchase price & current Value
• Warranty, maintenance dates & costs
• Asset Lease & rental information
• Customize field for asset & master data
• Upload File for asset & master data
• Attachments asset (parent & child feature)
• Change history & audit trail
• Record the Asset Accessories