Perpindahan Aktiva Tetap (Fixed Asset Movement)

Mutasi karyawan, pergantian personil dan penambahan cabang atau kantor usaha berpengaruh dalam catatan aset-aset yang digunakan dalam sebuah bidang usaha atau bisnis.
Sebagai contoh:

Mesin fotokopi (aset) yang berlokasi di kantor pusat A akan dipindahkan untuk mendukung kegiatan kantor cabang B. Catatan mengenai lokasi aset mesin fotokopi tersebut akan berpindah dari kantor pusat ke kantor cabang. Dimungkinkan Cost Center terhadap aset tersebut akan ditransfer dari kantor pusat ke kantor cabang.

Perpidahan aset diatas akan dicatat dalam modul Asset Transfer yang akan mencatat perpindahan lokasi aset dan perpindahan cost center.

Cost Center
Pusat Biaya atau Cost Center adalah unit/divisi dalam organisasi yang bertanggung jawab atas biaya yang dikeluarkan untuk sebuah aset. Dalam sebuah organisasi, Cost Center dibebankan ke masing-masing departemen (contoh: Human resources departmen, IT departmen, Marketing departemen).
Kinerja pusat biaya diukur dengan membandingkan biaya aktual dengan biaya yang dianggarkan untuk periode waktu tertentu.

Asset Transfer akan mencatat detil data asset yang dipindahkan (ditransfer) dari lokasi satu ke lokasi lain dan dari cost center satu ke cost center lain sehingga data mengenai asset yang dipindahkan tersebut tetap tercatat dengan baik.

activo.co.id

hello@activo.co.id

+62-21-2933 9528

Audit Aktiva Tetap (Fixed Asset Audit)

Audit aktiva tetap (fixed assets) secara berkala bertujuan untuk memastikan bahwa asset sebuah perusahaan tercatat dengan akurat.  Proses dari audit aktiva tetap tidaklah rumit ataupun memakan banyak waktu apabila dibantu oleh solusi asset management yang memiliki berbagai fitur untuk memudahkan audit.

Tujuan Audit Aktiva Tetap
Audit adalah pemeriksaan secara sistematis oleh pihak auditor terhadap laporan finansial yang telah disusun oleh manajemen, beserta catatan-catatan pembukuan dan bukti-bukti pendukungnya. Tujuan dari auditing adalah menyajikan informasi yang bermanfaat bagi pengguna dalam menilai akuntabilitas dan membuat keputusan bisnis maupun perpajakan.

Penerapan Fixed Asset Software Dalam Audit
Proses audit atau pemeriksaan catatan aset secara manual memakan waktu lama dan cukup rumit. Software Fixed Asset memudahkan proses audit asset.
Berbagai fixed asset seperti furnitur, kendaraan, komputer dan mesin-mesin pendukung aktivitas usaha dapat dicatat secara rinci dalam asset register, berikut nilai depresiasi tiap aset yang menghasilkan catatan asset yang akurat untuk proses audit.

Berikut kemudahan yang didapat dalam mengaudit asset dengan software Activo:
1. Pengumpulan data yang lebih cepat
2. Informasi tiap aset tercatat jelas
3. Pelacakan lokasi aset (asset tracking)
4. Efisiensi waktu dan biaya
5. Keamanan data terjamin

Solusi Asset Audit Activo
1. Activo software mencatat secara terpusat detil informasi semua aset.
2. Penggunaan barcode tag dalam memudahkan proses audit. Scan barcode pada aset di lokasi-lokasi dimana berada dan Activo Asset Tracking System akan melakukan data analisa.
3. Dari proses tersebut Activo Software akan menarik data yang memberikan informasi tentang jumlah aset, detil aset, nilai depresiasi aset, pengguna aset dan informasi lain yang dibutuhkan.

Asset Disposal

Asset Disposal atau Pelepasan Aktiva Tetap terjadi pada akhir siklus hidup aset tetap (fixed asset life cycle). Aset-aset yang digunakan dalam menunjang kinerja perusahaan akan mengalami penyusutan nilai secara periodik hingga aset tersebut dihentikan penggunaanya.

Aktiva tetap dapat dihentikan penggunaanya melalui :
1. Dijual
2. Dihapus karena tidak dapat dipakai lagi

Kapan Aktiva Tetap harus di disposal?
Ada banyak faktor dan alasan bagi sebuah bisnis atau perusahaan dalam penghapusan aset, antara lain:
1. Asset tersebut tidak lagi memenuhi standart yang ada.
2. Asset tersebut telah usang atau rusak
3. Asset tersebut tidak lagi memiliki nilai sisa (salvage value)

Perkiraan nilai jual  akhir masa pakai dari asset tersebut dapat dihitung dengan metode depresiasi aktiva tetap.

Metode Penyusutan Aktiva Tetap

Metode Garis Lurus & Saldo Menurun Ganda

Setelah Aset Tetap diperoleh, maka aset tetap tersebut akan digunakan oleh perusahaan untuk kegiatan operasional dan produksinya. Depresiasi atau penyusutan adalah penurunan dalam nilai (value) aset seiring dengan waktu dan penggunaannya. Tentunya hal tersebut disebabkan oleh berbagai faktor.

Ada dua metode yang umum digunakan dalam penghitungan depresiasi aktiva tetap:
1. Metode Garis Lurus (Straight Line Method)
Metode ini menganggap aset akan mengalirkan manfaat merata disepanjang penggunaannya, sehingga aset tetap dianggap akan mengalami tingkat penurunan fungsi yang sama besar disetiap periode penggunaan hingga aset tetap tidak dapat digunakan lagi.

2. Metode Saldo Menurun Ganda (Double Declining Method)
Metode saldo menurun merupakan metode untuk mempercepat depresiasi. Tingkat yang digunakan biasanya dua kali dari tingkat yang digunakan oleh metode garis lurus. Oleh karena itu metode saldo menurun dikenal juga sebagai saldo menurun ganda. 

Setiap metode memiliki keunggulannya masing-masing, pilihan menggunakan Metode kedua metode tersebut bergantung pada jenis aktiva tetap. Metode Garis Lurus lebih mudah digunakan dan cara penghitungannya juga lebih sederhana. Di sisi lain, Metode Saldo Menurun Ganda dapat memberikan penghitungan yang lebih akurat terhadap valuasi aset. Pemilihan metode penyusutan aktiva tetap yang akan digunakan bergantung pada sifat aktiva tetap tersebut dan kebijakan dari organisasi dalam memilih metode depresiasi.

Activo Asset management Software memfasilitasi fitur untuk menghitung penyusutan dengan mudah baik Metode Garis Lurus (Straight Line Method), Metode Saldo Menurun Ganda (Double Declining Method) dan juga metode-metode standar lain seperti Metode Jumlah Angka Tahun (Sum of The Years Digit Method).

Penyusutan Aktiva Tetap (Fixed Asset Depreciation)

Aset tetap (Fixed Asset) memiliki masa manfaat dalam jangka waktu tertentu (1 periode akuntansi). Semua jenis aset tetap kecuali tanah akan mengalami penurunan nilai (value) seiring dengan berlalunya waktu. Berkurangnya value berarti berkurangnya kapasitas aset tetap yang bersangkutan.

Faktor-faktor Yang Mempengaruhi Nilai Penyusutan:

1. Acquisition Cost
Harga Perolehan berpengaruh terhadap biaya penyusutan. Acquisition Cost adalah harga pada saat sebuah aset dibeli atau didapat oleh perusahaan.

2. Nilai Residu (Salvage Value)
Adalah perkiraan harga jual aset setelah berakhirnya umur produktif. Nilai residu tidak selalu ada, ada kalanya suatu aset tidak memiliki nilai residu, misalnya pada akhir masa produktifnya, aset tidak bisa dijual atau tidak laku untuk dijual dan akhirnya hanya disimpan saja

3. Economical Life Time (Umur Ekonomis)
Umur ekonomis / umur manfaat adalah perkiraan usia aset atau batas waktu penggunaan aset. Masa manfaat terbatas karena beberapa faktor yaitu:
- Faktor Fisik:
Berhubungan dengan kondisi fisik suatu aset tetap. Suatu aset memiliki umur fisik jika secara fisik aset tetap masih baik kondisinya meskipun mengalami penurunan fungsi.
- Faktor Fungsional:
Berhubungan dengan kontribusi aset tetap tersebut dalam penggunaanya. Aset Tetap masih mempunyai umur fungsional jika aset tetap tersebut masih memberikan manfaat atau kontribusi dalam operasional produksi perusahaan meskipun secara fisik suatu aset tersebut sudah tidak baik


Penyusutan Aktiva Tetap (Fixed Asset Depreciation) merupakan konsekuensi dari penggunaan aktiva tetap dimana aktiva tetap akan mengalami penurunan fungsi.

Pencatatan Aset (Fixed Asset Register)

Pencatatan Aktiva Tetap (Fixed Asset Register) didefinisikan sebagai metode akuntansi yang berfungsi melacak aktiva tetap dalam perusahaan. Secara sederhana, Asset Register mencatat setiap aset yang dimiliki oleh perusahaan. Register ini akan menyimpan informasi mengenai nama aset, dimana lokasi aset berada, siapa yang bertanggung jawab terhadap aset tersebut, harga aset, dan perkiraan perubahan harga aset.

Asset Register juga akan menunjukkan depresiasi dari tiap aset sejak aset dibeli dan perubahan dari nilainya. Sebuah bisnis harus mengetahui dimana dan dalam kondisi bagaimana aset mereka berada. Penggunaan Asset Register juga memberikan nilai lebih dalam menghitung depresiasi dan pajak secara detail. 

Fitur dari Software Asset Register Activo dapat membantu anda dengan detail informasi sebagai berikut:

• Asset details (type, serial number, description)
• Movement asset to different locations, cost center or people
• Purchase price & current Value
• Warranty, maintenance dates & costs
• Asset Lease & rental information
• Customize field for asset & master data
• Upload File for asset & master data
• Attachments asset (parent & child feature)
• Change history & audit trail
• Record the Asset Accessories

Menjaga Aset Dengan 6 Langkah Mudah

Masalah-masalah mengenai fixed asset perusahaan kini dapat dipecahkan dengan mudah. Masalah yang sering dialami antara lain: pengerjaan manual yang memakan waktu, kehilangan property kantor, ketidaklengkapan informasi tentang penyusutan harga aset, perpindahan aset dan lain-lain yang tentunya akan berpengaruh pada effisiensi aset dalam medukung kinerja perusahaan.

Asset tracking adalah metode untuk melacak aset fisik/aset tetap dan aset yang selalu berpindah tempat. Dikenal juga sebagai Asset management dimana kegiatannya meliputi memantau, memanage, dan pengalokasian aset  dengan bantuan label barcode dan mesin pemindai (scanner) pembaca barcode.

Jenis Aset Yang Penting Untuk Dilakukan Asset Tracking:
1. Aset bernilai tinggi (high-value) dimana aset tersebut dapat menyusut (depreciated)
2. Aset yang dapat dipindahkan (movable asset) dimana aset tersebut dapat berpindah lokasi maupun kepemilikan
3. Aset yang memerlukan perawatan (maintenance), perbaikan (repairs), atau penggantian (replacement parts), seperti mesin dan kendaraan.


Inilah 6 Langkah Mudah dalam Asset Tracking:

1. Register Your Assets
Catat semua data aset yang ingin di track, pastikan data aset lengkap mengenai
dimana lokasinya dan siapa yang menggunakan aset tersebut

2. Barcode Print
Data-data aset anda tentunya akan diterjemahkan ke dalam Barcode sebagai
sarana identifikasi. Barcode tersebut akan dicetak dengan Barcode Printer.

3. Barcode Label
Aset Fisik anda akan dilavbeli atau ditempel dengan stiker barcode untuk
memudahkan identifikasi tiap aset.

4. Synchronization
Sinkronisasikan data dan software yang ada di laptop atau PC anda dengan mesin pemindai (scanner) agar proses Asset Tracking dapat berjalan sesuai sistem. Data verifikasi diperlukan dalam melakukan Audit berkala terhadap aset-aset tersebut.

5. Scan Your Asset
Dengan bantuan alat pemindai aset (asset scanner) anda akan mudah mendapatkan informasi tentang aset-aset anda. Scan barcode label yang tertempel pada aset anda dan informasi tentang aset tersebut akan tampil di layar scanner anda.

6. Reporting
Tentunya semua kegiatan diatas sangat membantu kemudahan proses Reporting atau pelaporan tentang siapa, dimana dan dalam valuasi bagaimana aset-aset anda berada.

Activo Asset Management Solutions dapat membantu anda untuk solusi full cycle end-to-end fixed asset management. Software kami telah membantu berbagai perusahaan dalam solusi asset tracking, asset barcoding dan labeling, aset scanning hingga memudahkan asset reporting.

Activo Asset management Solutions

APL Tower 26th floor, Central Park 

Jalan Letjen S. Parman Kav 28 

Jakarta Barat, Indonesia

Melacak Aset dengan Asset Tracking System

Setiap bisnis atau bidang usaha memiliki sejumlah aset yang harus dirawat untuk menunjang kinerja usaha setiap harinya. Saat usaha anda berkembang dan tentunya aset pendukung bertambah, akan mulai sulit untuk melacak aset apa saja yang usaha anda miliki dan tersebar di lokasi mana saja aset anda berada. Akan lebih pusing lagi bila usaha anda memiliki banyak cabang.

Asset tracking system adalah sebuah metode untuk melacak aset fisik dengan bantuan hardware dan software untuk membantu mengidentifikasi aset apa saja yang anda punya, memantau perpindahan aset, dan perubahan nilai aset. Perangkat yang digunakan meliputi desktop software, aplikasi mobile, pemindai barcode scanners dan barcode label atau stiker. Semua perangkat tersebut akan membantu pelacakan aset fisik, pengumpulan data tentang aset tersebut dan keberadaannya serta pelaporan tentang informasi aset tersebut.

Keuntungan dari Asset Tracking

1. Mengetahui aset-aset yang anda miliki
Dengan menggunakan sarana identifikasi seperti stiker barcode dan scanner pemindai, aset akan dapat diidetifikasi dan dilacak satu per satu. Aset akan dapat dihitung jumlahnya dan dilacak keberadaanya secara akurat tanpa harus mencatat tulisan secara manual.

2. Mengetahui dimana, siapa dan kapan
Melacak lokasi aset penting bagi perusahaan. Seringkali aset-aset dalam sebuah perusahaan tersebar luas ke berbagai cabang dan lokasi. Asset berpindah tempat atau tangan saat dibutuhkan oleh individu atau untuk kebutuhan project tertentu. Tantangannya adalah melacak kemana aset berpindah dan digunakan oleh siapa aset tersebut dan pada waktu kapan.
Dengan asset tracking system anda bisa menggunakan komputer anda untuk melacak dimana keberadaan tiap aset dan siapa yang sedang menggunakan aset tersebut.

3. Mengetahui Nilai dan Harga Aset
Dalam kurun waktu tertentu, aset memerlukan perbaikan dan perawatan. Tentunya hal tersebut mempengaruhi nilai dan harga aset. Melacak siklus perubahan harga aset penting bagu usaha karena akan berpengaruh pada laporan finansial dan urusan pajak.
Tracking system dapat membantu melacak informasi aset pembelian, pemesanan, perawatan dan detil-detil lainnya dalam digital database. Medghitung harga setiap aset dapat juga dilakukan setiap saat dengan metode penyusutan yang anda inginkan.

Mengapa ini dibutuhkan?
Software system adalah solusi dari kemajuan teknologi asset management untuk beralih dari penggunaan aplikasi spreadsheet seperti Excel atau kertas catatan manual. Asset tracking systems memberikan solusi lengkap untuk melacak aset, menjaga akuntabilitas, dan mengontrol aset fisik dari dalam dan luar area. Akan terjadi kerugian sumber daya karena ketidak tahuan melacak aset disebabkan usaha anda masih menggunakan metode kuno untuk memanage aset, terutama bila jumlah aset perusahaan sangat banyak.

Apa itu Fixed Asset?

Definisi Fixed Asset

Istilah fixed assets (Aktiva Tetap) mengacu pada aset jangka panjang dan memiliki wujud, dimiliki dan digunakan oleh perusahaan atau organisasi untuk keperluan produktif dalam jangka waktu tertentu.

Contoh dari fixed assets (Aktiva Tetap)antara lain: tanah, bangunan, mesin produksi, peralatan kantor, furnitur, dan kendaraan.

Menurut Financial Accounting Standards Board, semua aset harus memiliki perkiraan nilai ekonomis yang dapat di kontrol oleh pemiliknya dan hasil akhirnya harus berdasarkan dari kejadian atau transaksi terdahulu.

KEUNGGULAN SOFTWARE FIXED ASSET MANAGEMENT

Semua perusahaan menginginkan solusi terbaik untuk menjaga kelengkapan, ketepatan, dan kecepatan mengurus asset adalah sebuah tantangan bagi para Generall Affair (GA) dan Finance. Namun dengan adanya Asset Management Software, proses mengurus aset dan data-datanya menjadi lebih mudah dan tentunya akan mengurangi banyaknya pekerjaan karena lebih hemat waktu.

Software Asset Management untuk hasil terbaik seharusnya memiliki fitur-fitur seperti:

• Data aset tercatat secara detil 

Software Asset Management akan menyimpan informasi mengenai nama aset, dimana lokasi aset berada, siapa yang bertanggung jawab terhadap aset tersebut, harga aset, dan perkiraan perubahan harga aset.

•  Hemat Waktu

Kemudahan akses dengan user interface yang mudah digunakan. Fitur-fitur otomatis untuk depresiasi, aset transfer dan kecepatan menarik data laporan yang diperlukan. Tentunya ini akan menghemat banyak waktu dalam pengerjaan asset management.

• Membantu Perencanaan Kedepan

Solusi Asset Management  memberikan fungsi berharga bagi rencana kedepan. Hal ini membantu perusahaan untuk melacak tiap detil aset yang dimiliki termasuk manajemen resiko, penyusutan harga aset, asuransi aset serta data-data mengenai perpajakan aset

• Menjaga Keamanan Aset

Perusahaan harus mengaudit asetnya secara rutin untuk memastikan ketepatan dimana dan dalam kondisi apa aset mereka berada. Hal ini memudahkan untuk mengetahui apabila terjadi penggelapan, penipuan atau kecurangan terhadap aset perusahaan.

• Hemat Biaya

Dengan mengetahui data aset, waktu pengerjaan yang lebih singkat serta keamanan aset, tentunya akan mengurangi biaya perusahaan.