Asset Management Untuk Airport / Bandar Udara

Kesibukan di bandara selalu meningkat seiring pilihan menggunakan transportasi udara untuk bepergian menjadi transportasi unggulan karena waktu perjalanan yang singkat dan promosi harga tiket. Tingginya aktivitas di sebuah bandara tentunya memerlukan penanganan aset-aset bandara demi kenyamanan calon penumpang, lancarnya kinerja para petugas bandara dan efisiensi dari sebuah airport.

Sebuah bandara adalah area dinamis dalam penanganan asetnya dimana terdapat area Land Side (Sisi Darat) dan Air Side (Sisi Udara).
Land Side area seperti Terminal adalah pusat urusan penumpang yang datang atau pergi. Aset di area ini antara lain pemindai bagasi sinar X, counter check-in, area ruang tunggu (boarding lounge), area antar-jemput penumpang serta berbagai fasilitas untuk kenyamanan penumpang.
Air Side terletak di area landasan pacu pesawat, tempat parkir pesawat,  Air Traffic Controller (menara khusus pemantau). Jenis aset di area Land Side dan Air Side bervariasi dan memerlukan penanganan aset yang berdeda.


Pentingnya Manajemen Aset Bandara
Keberadaan dan fungsi fasilitas dan infrastruktur sangat penting dalam mendukung kinerja sebuah bandara. Kegiatan dalam sebuah bandara dipengaruhi oleh banyak pihak antara lain: Berbagai maskapai penerbangan, tenant (penyewa toko di bandara) dan tentunya customer atau para pelanggan. Manajemen aset yang baik akan menjunjang pelayanan di bandara yang tentunya berdampak positif terhadap kepuasan para pengunjung bandara.

Manajemen aset yang buruk akan berdampak negatif dalam operasional seperti:
1. Keterlambatan penerbangan (delayed flight)
2. Waktu tunggu penumpang lebih lama
3. Masalah safety (keselamatan)
4. Ketidakpuasan pelayanan
5. Image buruk terhadap bandara maupun maskapai.

Manajemen aset yang baik akan menunjang berbagai hal:
1. Fasilitas aset yang selalu terawat akan digunakan dengan maksimal oleh pengunjung bandara.
2. Infrastruktur aset yang baik akan mendukung kinerja para petugas dan pelayanan bandara.
3. Keamanan di bandara terjamin karena peralatan berfungsi dengan baik.
4. Membantu pengelola bandara untuk efisiensi infrastruktur aset.
5. Menghemat biaya perawatan dan penggantian aset.
6. Manajemen resiko yang lebih baik.
7. Mendukung inovasi pelayanan dan fasilitas bandara.

Peran General Affair di Suatu Perusahaan

Hampir disemua perusahaan ada bagian yang sering disebut General Affair (GA) atau Divisi Umum. Fungsi utama GA dalam perusahaan adalah mendukung jalannya kegiatan operasional dengan mengurus segala urusan rumah tangga perusahaan.
Peran bagian GA tidak kalah penting dibanding departemen lain bagi kesuksesan perusahaan. Tanpa GA yang cakap, perusahaan tidak bisa berjalan dengan baik atau menghasilkan performance yang optimal.
Tugas seorang GA cukup kompleks dan dalam kegiatannya harus saling berinteraksi dan berkoordinasi baik secara internal maupun secara eksternal dengan pihak departemen lain ataupun pihak di luar perusahaan.

Pada umumnya tanggung jawab pekerjaan seorang GA meliputi:

• Mengurus berbagai perijinan yang diperlukan perusahaan.

• Memelihara hubungan baik dengan lingkungan sekitar Perusahaan.

• Bertanggung jawab terhadap keberadaan dan kondisi asset perusahaan.

• Bertanggung jawab terhadap terpeliharanya fasilitas kantor.

• Melakukan proses pengadaan fasilitas dan alat-alat kantor

• Keamanan seluruh fasilitas kantor dan asset perusahaan.

• Pengurusan kendaraan dinas

• Insurance Management (pengurusan asuransi)

• Melakukan analisa kebutuhan anggaran pengadaan dan pemeliharaan seluruh fasilitas kantor

Beragam tugas tersebut menjadi tantangan tersendiri bagi seorang GA. Selain menguasai keahlian teknis, diperlukan juga pengetahuan dan keterampilan dalam manajemen pekerjaan. Terkadang dibutuhkan merekrut karyawan baru sesuai bidang keahliannya atau jasa dari pihak ketiga untuk membantu pekerjaan GA. 

Stock Opname: Proses Audit Fixed Asset

Pengertian Stock Opname adalah penghitungan fisik persediaan barang yang ada di tempat dimana barang berada. Dalam kaitannya dengan Fixed Asset (aktiva tetap) stock opname adalah menghitung dan mengecek jumlah dan kondisi fisik aset beserta lokasi dan penanggung jawab aset-aset tersebut.
Stock opname terhadap fixed asset lebih dikenal sebagai Asset Audit.

Pengecekan yang dilakukan saat Stock Opname Fixed Asset antara lain:
1. Perhitungan fisik asset dan membandingkannya dengan jumlah di catatan.
2. Pengecekan kondisi aset apakah kondisinya masih baik, rusak atau tidak berada di tempat.
3. Mencatat aset-aset yang bertambah, berkurang dan berpindah.
4. Pemeriksaan biaya perbaikan, pemeliharaan, biaya asuransi dan garansi.
5. Analisa dan penghitungan biaya penyusutan.
6. Mencatat valuasi atau nilai aset.

Tujuan dilakukanStock Opname Fixed Asset:
1. Pengendalian internal yang lebih baik atas aktiva tetap
2. Pencatatan yang akurat mengenai: valuasi aset, biaya terhadap aset, jumlah aset dan lokasinya.
3. Mencegah dan mengetahui apabila terjadi pencurian atau kehilangan aset.
4. Mencegah pembayaran berlebihan mengenai asuransi, biaya pemeriharaan dan pajak terhadap aset-     aset tertentu atau aset hantu.

Stock Opname Dengan Activo Solutions:
Activo System memberikan solusi untuk Stock Opname aktiva tetap menggunakan sistem barcode yang tentunya memberikan hasil yang lebih akurat dan proses lebih cepat dibandingkan proses pengecekan manual.

1. Barcode atau QR Code sebagai sarana identifikasi ditempel pada tiap aset yang masuk dalam proses audit.

2. Semua informasi tentang asset yang akan di audit akan dicatat terlebih dahulu dalam Activo Asset Register.

3. Saat proses Stock Opname, bantuan barcode scanner memudahkan proses hanya dengan memindai (scan) ke tiap barcode yang tertempel pada aset-aset. Proses tersebut akan di sinkronisasi ke system Activo untuk pengecekan dan pembandingan data aset pada catatan dan kondisi aset di lapangan.

Activo Asset Management Solutions, memberikan solusi menyeluruh bagi kebutuhan anda akan sitem Fixed Asset. Tentunya solusi Activo akan memberikan keunggulan tersendiri bagi manajemen aset di perusahaan anda.

Scanner Mini Performa Tinggi

Kita sempat membahas jenis-jenis aset barcode scanner pada topik terdahulu. Tidak seperti kebanyakan scanner atau alat pemindai pada umumnya yang berukuran genggaman tangan atau lebih besar, General Scan barcode scanner memiliki ukuran mini yang sangat kecil.

GS-M500BT 2D Bluetooth Companion Barcode Scanner dari General Scan adalah pemindai barcode serbaguna berukuran kecil namun memiliki performa tinggi.

Barcode generasi baru ini dapat dikolaborasikan dengan smartphone sebagai terminal data. Produk General Scan ini merupakan alternatif yang lebih hemat dan praktis dibanding PDA scanner yang lebih mahal dan berat.

Mini Scanner yang dipasang pada smartphone

Mini Scanner serbaguna yang dapat dikolaborasikan dengan berbagai device pemindai

Tertarik dengan Barcode Scanner diatas? Anda bisa hubungi kami di:

+62-21-2933 9528

hello@activo.co.id

APL Tower 26th floor, Central Park Jalan Letjen S. Parman Kav 28 Jakarta, 11470, Indonesia

Berbagai Jenis Stiker Barcode

Barcode stiker atau label digunakan dalam berbagai industri sebagai sarana identifikasi dengan cara penempelan pada suatu material atau benda. Bahan label barcode pada umumnya adalah kertas yang dicetak dengan tinta melalui printer.

Ketahanan label barcode dipengaruhi oleh cuaca, lingkungan, cairan kimia dan hal-hal lain. Label barcode yang ditempel pada material bertemperatur tinggi, selalu terkena cahaya, di area berbahan kimia atau sering terkena goresan tentunya wajib memiliki label dengan kualitas tinggi agar kode yang tertera dapat selalu terbaca. Materi yang digunakan dalam pembuatan barcode antara lain:

Paper Labels:
Bahan yang paling umum digunakan dalam material barcode dan harganya paling hemat. Sangat praktis penggunaanya dalam banyak industri. Barcode berbahan kertas memiliki segi ketahanan berbeda tergantung jenis kertas dan pelapis yang digunakan. Variasi label berbahan kertas ini antara lain:
- Coated Labels: Dilapisi oleh plastik agar stiker lebih tahan terhadap goresan
- Water Resistant: Label tahan air

Plastic Label
Bahan polimer atau plastik digunakan dalam pembuatan label. Bahan ini lebih tahan lama terhadap air, minyak dan goresan. Jenis bahan plastik Polyester dan Polypropylene digunakan dalam pembuatan label jenis ini. Bahan plastik Polyimide memiliki ketahanan lebih tinggi karena mampu bertahan pada suhu 250°C. Label berbahan ini biasa digunakan pada penempelan barang-barang elektronik.

Metal Labels
Label berbahan metal atau logam digunakan dalam kondisi tertentu. Label berbahan ini memiliki ketahanan tinggi saat digunakan di lapangan dengan kondisi ekstrim, tahan terhadap suhu panas, air, minyak dan goresan. Bahan logam yang digunakan biasanya adalah aluminium.

Pengaruh Ghost Assets (Aset Hantu) Dalam Catatan Keuangan

Perlu disadari keberadaan aset hantu dan pengaruhnya dalam pencatatan aset dan perpajakan. Ghost asset atau aset hantu dalah aktiva tetap (fixed asset) yang muncul dalam daftar aset namun saat di cek secara fisik aset tersebut tidak ada atau rusak dan tidak dapat digunakan.


Pengaruhnya Terhadap Manajemen Aset:
Sebuah perusahaan yang memiliki begitu banyak jumlah aset cukup sering menemukan ghost assets dalam catatannya. Hal ini sangat berpengaruh pada neraca perusahaan, misalkan saja ditemukan ada sepertiga ghost assets dari keseluruhan aset perusahaan.

Ghost asset berakibat pada:

1. Pembayaran Pajak
Jumlah ghost asset yang begitu banyak pada catatan aset perusahaan menyebabkan kesalahan laporan dimana jumlah aset kena pajak dalam catatan laporan lebih banyak daripada jumlah fisik sebenarnya
dari aset kena pajak. Hal ini berakibat perusahaan membayar pajak melebihi jumlah yang seharusnya.

2. Pembayaran Asuransi
Asuransi akan membebankan biaya sesuai dengan catatan aset yang diasuransikan. Jika ada sejumlah ghost assets yang memiliki biaya asuransi, tentunya akan membuat pembayaran asuransi membengkak. Seharusnya, bila aset anda hilang, anda tidak harus membayar asuransi atas aset tersebut.

3. Biaya Pemeliharaan
Biaya pemeliharaan atau maintenance digunakan untuk merawat aset-aset yang digunakan oleh perusahaan. Biaya ini seharusnya tidak dibebankan kepada aset-aset yang tidak ada (ghost assets).

4. Pencurian Aset
Ghost assets yang ditemukan dapat juga sebagai indikasi terjadi pencurian aset. Pencatatan aset yang buruk memberikan keleluasaan terhadap pencuri aset. Pelacakan aset (asset tracking) yang tepat seharusnya dapat mengindikasi bahwa sebuah aset benar-benar hilang atau dicuri.

5. Pengeluaran Bertambah
Sebuah aset yang tercatat namun fisiknya hilang akan memaksa perusahaan untuk membeli aset pengganti yang baru. Hal tersebut tentunya akan menambah pengeluaran perusahaan.

6. Produktivitas Berkurang
Fungsi aset perusahaan adalah mendukung aktivitas dan kinerja karyawan. Ghost asset yang tercatat dalam perusahaan tidak tampak secara fisik untuk mendukung kinerja karyawan perusahaan.

7. Laporan Keuangan
Ghost assets mengacaukan laporan keuangan perusahaan. Laporan menjadi tidak akurat dengan statement jumlah beban biaya operasional yang menjadi lebih tinggi dari yang seharusnya.

Bagaimana Cara Menangani Ghost Asset?
Saran terbaik adalah meperbaiki sistem aset management dan gunakan Asset Tracking Software yang tepat. Pengecekan aset berkala secara teliti dapat membantu:
1. Mendeteksi pencurian dan penggelapan Aset.
2. Mengetahui aset-aset yang hilang, rusak dan aset yang tidak tercatat.
3. Mengurangi biaya dan mecegah pembayaran berlebih untuk asuransi, pajak dan pemeliharaan aset.
4. Aset-aset yang ada berfungsi secara efektif dan efisien untuk kebutuhan perusahaan.
5. Menghapus ghost asset memberikan laporan finansial yang lebih akurat, tentunya ini sangat perpengaruh saat diaudit, proses perencanaan budgeting, laporan kepada investor dan memberikan fasitilat kerja yang baik untuk karyawan.

Kedatangan Tamu Dari SMK 4 Tangerang

Pada hari Rabu 12 April 2017, PT Code Development Indonesia kedatangan para instruktur dari SMK 4 Tangerang. Kunjungan yang telah diinformasikan pada bulan lalu ini dalam rangka pelaksanaan Program Sertifikasi Keahlian dan Sertifikasi Pendidik Bagi Guru (keahlian ganda) oleh SMK 4 Tangerang.

Acara yang dimulai pada pukul 10.00 WIB dibuka oleh Dewi Machdalena selaku HRD PT Code Development Indonesia, dilanjutkan dengan presentasi profil perusahaan oleh COO PT Code Development Indonesia Agus Sutomo Halim. Sesi lanjutan dari acara adalah presentasi tentang Activo Asset Management Solutions sebagai produk unggulan yang dibangun PT Code Development Indonesia oleh Alliza Lestari dan Ricky Adhi Saputra selaku petinggi Activo.

Peserta juga berkesempatan berkeliling kantor PT Code Development Indonesia untuk melihat proses kerja di sebuah industri IT. Pada akhir acara, perwakilan dari SMK 4 Tangerang memberikan kenang-kenangan yang diserahkan kepada COO PT Code, Agus Sutomo halim. Kami dari PT Code Devopment Indonesia dan Activo Asset management Solutions sangat bahagia dapat berbagi informasi dan pengalaman kepada para pendidik dari SMK 4 Tangerang. Semoga pengalaman yang didapat oleh para pahlawan tanpa tanda jasa ini kelak berguna dalam mendidik para murid-muridnya.

Activo Asset management Solutions

Activo Innovation Day: Diskusi Solusi Fixed Asset

Pada 14 Februari 2017 kemarin, Activo Asset Management Solution di bawah naugan PT Code Development Indonesia mengadakan acara gathering atau kumpul bersama dengan tema "Activo Innovation Day"

Peserta undangan pada hari itu berasal dari berbagai perusahaan yang mayoritas dari industri perbankan. Acara ini diselenggarakan untuk menyatukan para pelaku Asset Management dalam satu waktu dan tempat agar dapat saling berbagi dan mendapatkan informasi tentang Solusi Aset Manajemen yang tentunya akan berguna dalam profesi mereka. Peserta yang hadir pada hari itu antara lain mewakili:
1. Kementerian Komunikasi dan Informasi (Kominfo)
2. PT. Air Asia Indonesia
3. PT.Hipernet IndoData (Hypernet)
4. PT Bank Sumitomo Mitsui Indonesia (SMBC)
5. PT. Bank Danamon Indonesia Tbk
6. Bank BTPN Syariah

Acara yang berlangsung dari pukul 10.00 WIB meliputi presentasi mengenai Activo Asset management sebagai software Fixed Asset Management dengan penjelasan berbagai fitur yang dapat membantu para general affair, akuntan, finance dan IT dalam hal manajemen aktiva tetap.

Pada hari itu disediakan juga sebuah mini-lab yaitu ruangan dimana para peserta dapat mencoba secara langsung menggunakan aplikasi Activo. Kehadiran para klien setia yang telah lama mempercayakan aset manajemen mereka pada Activo juga turut memeriahkan suasana dengan berbagi pengalaman mereka terbantu oleh sistem dari Activo Asset Management Solutions.

Sesi gathering diakhiri dengan pemberian kenang-kenangan berupa plakat kepada tiga klien setia Activo. Pemberian kenang-kenangan diserahkan oleh Bapak Agus Sutomo Halim selaku COO PT Code Development Indonesia kepada Bank Sumitomo Mitsui Indonesia, Bank Danamon Indonesia dan Bank BTPN Syariah.

Sebagai penutup, semua peserta beranjak menuju sebuah restoran di Central Park untuk makan siang. Terima kasih kami ucapkan kepada para panitia gathering yang telah menyelenggarakan acara ini dan tentunya para tamu undangan yang telah hadir dalam acara Activo Asset management Solutions yang pertama.

Para Undangan Bersama Jajaran Manajemen Activo (PT Code Development Indonesia)

Demo Aplikasi Activo di Mini-Lab

Sesi Testimonial Dari Klien-Klien Activo

Sesi Makan Siang Sebagai Penutup Acara

Perbedaan Asset Tracking dan Inventory Tracking

Penggunaan barcode sebagai cara yang efektif bagi pelacakan fisik aset atau inventory (barang persediaan) diterapkan di berbagai perusahaan. Software atau aplikasi untuk barcode membantu proses tracking (pelacakan/penelusuran) lebih cepat, mengurangi error dalam kebutuhan pelacakan fisik aset atau inventory.

Walaupun sama-sama menggunakan barcode dalam proses tracking, terdapat perbedaan antara Asset Tracking dan Inventory Tracking yaitu: Item/benda jenis apa yang di track, pelaporan informasi apa yang diunduh dan siapa penggunanya. Tentunya hal ini akan membantu para pengguna sesuai dengan kebutuhannya.

Asset Tracking
Mengacu pada penelusuran aktiva tetap atau aset fisik (physical checking) yaitu harta berwujud, dimiliki dan digunakan oleh perusahaan atau organisasi untuk keperluan produktif dan memiliki umur ekonomis yang panjang, contohnya piranti komputer kantor, furnitur kantor dan mesin-mesin pendukung jalannya sebuah organisasi.
Dengan didukung barcode label, barcode scanner dan asset management software untuk aktiva tetap, asset tracking akan membantu penelusuran aktiva tetap untuk mencatat aset-aset yang dimiliki, mengetahui lokasi aset, penyusutan nilai (depresiasi) dan informasi lainnya dengan mudah.

Inventory Tracking
Yang disebut inventory atau inventaris adalah bahan baku atau pendukung proses kerja/produksi yang habis pakai atau stok barang (barang yang disediakan untuk memenuhi permintaan dari pelanggan). Inventory dan aset fisik sama-sama digolongkan sebagai aset (harta), perbedaanya inventory digolongkan sebagai aktiva lancar (current assets) yang hanya dapat dipakai satu atau beberapa kali dalam proses dan mempunyai umur ekonomis pendek. Contohnya: Kas, perlengkapan kantor dan persediaan barang dagang.
Inventory tracking menggunakan barcode label, barcode scanner dan software inventory tracking system untuk pendataan stok barang. Informasi barcode label pada inventory tracking memuat SKU (Stock Keeping Unit) yang ditempel pada stok barang.

Seringkali anda kebingungan saat mencari solusi tracking yang tepat bagi usaha anda, apakah anda membutuhkan Asset Tracking atau Inventory Tracking? Untuk menghemat waktu anda dalam mengambil keputusan, inilah perbedaan kedua tracking system diatas:

	ASSET TRACKING	INVENTORY TRACKING
Jenis Barang	Harta Tetap: Kendaraan, furnitur, komputer	Barang habis pakai: barang dagang, bahan baku.
Kegunaan	Pendataan aset perusahaan untuk laporan keuangan, pajak, harta dan kebutuhan audit	Pendataan stok barang untuk mengetahui jumlah barang di gudang.
Jenis Label	Label/sticker dengan material tahan lama	Biasanya bukan label/stiker tahan lama
Transaksi	Penambahan aset, perpindahan aset, penyusutan aset	Barang masuk, barang keluar, stok persediaan barang
Pengguna	Asset manager, General Affair	Warehouse manager, stock keeper

activo.co.id

hello@activo.co.id

+62-21-2933 9528

Happy Anniversary: We Code It Home

Pada Jumat 15 januari 2017, CODE.ID (PT Code Development Indonesia) merayakan hari jadinya. Acara perayaan ulang tahun software house yang juga parent company dari Activo Asset Management ini diikuti oleh seluruh karyawan. 

Dibuka dengan acara games-games penuh canda tawa yang mencairkan suasana dan keakraban antara karwawan baru dan senior.
Tema Anniversary 2017 Code.id ini adalah "We Code It Home" yang maknanya suasana kerja di Code.id dimana semua karyawan merasa seperti bekerja di rumah "just feels like home".

Potong Tumpeng Ultah

Suasana bekerja di Code.id PT Code Development Indonesia

activo.co.id

hello@activo.co.id

+62-21-2933 9528

Kecurangan Dan Penyalahgunaan Aset

Dalam manajemen aset, tantangan yang dihadapi selain memaksimalkan siklus hidup aset itu sendiri adalah kesalahan (error), penyalahgunaan (missappropriation of asset) dan kecurangan laporan keuangan (financial statement fraud) terhadap aset yang dikelola.

Kesalahan atau kekeliruan biasa terjadi dalam berbagai manajemen, error dalam pengelolaan aset disebabkan unintentional mistake atau ketidaksengajaan, berbeda dengan penyalahgunaan dan kecurangan yang memiliki unsur kesengajaan. Hal-hal tersebut berujung kerugian perusahaan dari sisi aset.

Error
Kesalahan dalam mengelola aset disebabkan berbagai faktor. selain dari segi manusianya (personal), faktor sarana pendukung juga berpengaruh. Jumlah aset, detil data aset dan sebaran lokasi aset menjadi tantangan bagi para General Affair (GA), bagian keuangan dan auditor. Piranti dan sarana yang kurang mendukung juga merupakan faktor krusial. Banyak perusahaan masih menggunakan aplikasi kuno seperti excel dalam pengerjaan asset management.


Definisi Fraud (Kecurangan) adalah kecurangan yang disengaja demi keuntungan pribadi atau kelompok dan berakibat kerugian dipihak lain.

Missappropriation of Asset
Penyalahgunan aset atau harta perusahaan merupakan tindakan illegal yang sering juga disebut sebagai penggelapan aset atau pencurian aset. Contohnya, penggelapan kas perusahaan, penggunaan fasilitas untuk kepentingan pribadi, pengeluaran biaya perusahaan secara curang.
Penggelapan aset dalam jumlah besar akan berpengaruh buruk terhadap  cashflow perusahaan. Bila tidak segera terdeteksi dan dicegah hal ini akan menjadi kultur baru yang merugikan perusahaan.

Financial Statement Fraud
Kecurangan terhadap laporan keuangan yang membuat laporan keuangan menjadi tidak seperti yang seharusnya  yang disengaja dengan maksud menipu para pengguna laporan, biasanya sering dilakukan oleh manajemen tingkat atas.
Manipulasi biasanya terjadi pada overstating asset-understating liabilities, dengan tujuan laporan keuangan tersebut menarik bagi investor.

Pentingnya penerapan asset management yang baik merupakan solusi tepat untuk mencegah hal-hal diatas. Solusi untuk meminimalkan kejadian-kejadian yang tidak diinginkan dalam asset management antara lain:

1. Diawali dengan pencatatan aset yang teratur dengan detil mengenai informasi mengenai setiap aset tersebut. Catatan aset juga dilengkapi informasi mengenai lokasi dan perpindahan dimana aset tersebut berada.
2. Perhitungan depresiasi yang baik untuk menentukan nilai aset pada periode tertentu. Hal ini akan membantu juga dalam memutuskan apakah sebuah aset akan di dibuang (disposal) atau masih layak pakai.
3. Penggunaan sarana pendukung yang memadahi dan layak. Software dan aplikasi asset management beserta hardware pendukungnya merupakan investasi terbaik untuk perusahaan dalam menjaga aset mereka. Aplikasi akan membatu dalam pengumpulan dan penyajian data lebih cepat. Hardware seperti asset barcode label, scanner dan printer akan membantu dari segi aktivitas pelacakan aset (asset tracking) dalam waktu singkat.

Lebih baik mencegah daripada mengobati, sebelum terjadi kerugian karena kelalaian dalam mengelola aset, saran terbaik adalah berkonsultasi pada ahli/expert dalam bidangnya. Investasi jangka panjang dalam menggunakan teknologi terbaik untuk asset management akan lebih baik daripada harus menanggung potensi kerugian dari kesalahan manajemen aset.

activo.co.id

hello@activo.co.id

+62-21-2933 9528

Perbedaan Barcode dan QR Code

Tentunya anda tak asing lagi dengan istilah Barcode dan juga QR Code. Secara umum, fungsi keduanya adalah untuk memudahkan pelacakan sehingga lebih cepat, hemat biaya, sistematis dan terintegrasi.

BARCODE
Barcode atau kode batang mudah ditemui di setiap kemasan produk di swalayan,perpustakaan atau di kartu tanda pengenal. Kode batang biasanya berbentuk batang-batang lurus yang tidak beraturan lebarnya merupakan kumpulan data optik yang dibaca oleh mesin pemindai (scanner) . Mesin membaca data yang tersimpan pada Kode batang dengan membaca lebar garis dan spasi garis paralel yang disebut simbologi linear satu dimensi (1D) atau kode batang itu sendiri. Penggunaan awal Kode batang adalah untuk memudahkan pengecekan di Swalayan.

Struktur Barcode

QR CODE
QR adalah singkatan dari Quick Response yang merupakan perkembangan Kode Batang dari satu dimensi menjadi dua dimensi (2D). QR Code berbentuk persegi empat, dengan tiga kotak kecil berwarna hitam di ketiga ujungnya dan mudah dibaca dengan menggunakan QR code reader/scanner.
Scan pada kode tersebut akan diubah secara otomatis menjadi link informasi dan kemudian akan dilanjutkan ke browser. QR Code seringkali ditemukan pada produk-produk elektronik, kartu nama, surat kabar dan software komunikasi online dan dapat mudah dibaca dengan ponsel yang memiliki aplikasi QR Code Reader. Kode ini sangat memudahkan seseorang untuk mencari informasi lebih lanjut tentang suatu produk karena ukurannya yang simpel dan kecil.

Struktur QR Code

Perbedaan 

BARCODE	QR CODE
Kode 1 Dimensi	Kode 2 Dimensi
Menyimpan dan membaca data alphanumeric (huruf dan angka)	Menyimpan dan membaca banyak jenis data: angka, huruf, symbol, kanji, dan lainnya.
Kapasitas data terbatas	Kapasitas data lebih tinggi (ratusan kali dari barcode)
Menampung data secara horizontal.	Menampung data secara horizontal dan vertikal, sehingga ukuran dari tampilan gambar QR Code bisa hanya sepersepuluh dari ukuran Barcode

activo.co.id

hello@activo.co.id

+62-21-2933 9528

Spreadsheet (Excel) atau Software Solusi (Activo)?

Alat bantu yang umum digunakan dalam asset management adalah Microsoft Excel atau Spreadsheet. Pengertian Spreadsheet adalah lembaran kertas yang menunjukkan data akuntansi dalam baris dan kolom, Excel merupakan aplikasi komputer yang mengizinkan pengguna untuk menampilkan dan memanipulasi data yang disusun dalam baris dan kolom. Aplikasi yang diluncurkan sejak tahun 1985 ini adalah salah satu yang paling populer digunakan pada komputer pribadi.

Salah Kaprah Penggunaan Spreadsheet Untuk Asset Tracking

Pernahkah anda bertanya pada diri anda: "Mengapa kita perlu untuk menggunakan software Asset Tracking jika kita dapat memanfaatkan Microsoft Excel atau Google Drive?" Jika jawaban anda ya, maka anda tidak sendiri, banyak perusahaan menggunakan Excel dan Google Drive untuk melakukan Asset Tracking. Pertanyaannya adalah: Apakah ini merupakan solusi terbaik?

Bila jumlah data aset anda hanya 10 buah, manajemen aset dengan Excel tidaklah rumit, lain ceritanya bila anda memanage 1000 aset. 

Kerumitan yang sering dialami user saat menggunakan spreadsheet:

1. Manual Data Entry

Aplikasi Excel membutuhkan banyak sekali formula memusingkan. Data yang dimasukkan secara manual memakan waktu lama dan rentan terhadap kesalahan. Waktu anda banyak terbuang untuk validasi dan pelacakan data.

2. Masalah Keakuratan Data

Semakin banyak jumlah data/aset, semakin tinggi pula kemungkinan kesalahan pencatatan dan perhitungan data. Jumlah data yang semakin banyak juga menyulikan pencarian "satu bagian" informasi tertentu yang dibutuhkan. Data yang disajikan oleh spreadsheet-pun bukan selalu data Real-Time (data terbaru).

3. Limited User Access 

Jika manajemen aset anda ditangani oleh lebih dari satu orang, kemungkinan banyak orang memerlukan akses terhadap data asset di saat bersamaan, entah untuk hanya sekedar melihat data, atau melakukan perubahan/penambahan data. Lembar kerja Excel yang anda gunakan beresiko mengalami kekacauan data, karena setiap orang dapat menggunakan file Excel tersebut bahkan merubah layout lembar kerja yang terkadang tidak sesuai dengan peruntukan asli nya. 

4. Menghambat Kolaborasi 

Jika organisasi anda terdiri dari beberapa divisi, cost center dan cabang, seringkali divisi General Affair akan ditugaskan untuk memaintain semua asset yang berada di organisasi. Kondisi ini akan menciptakan kemacetan proses kerja yang berujung pada respond yang lama dari General Affair jika ada hal-hal terkait asset (Kerusakan, hilang, audit, dll). Dengan menggunakan Software Asset Management setiap divisi, cost center, cabang, akan dapat menangani sendiri operasi sehari-hari terhadap asset yang sudah di-assign dibawah supervisi dari General Affair. Jadi pekerjaan terkait asset akan lebih terdistribusi ke bagian-bagian terkait.

5. Tidak ada audit trail – Seiring dengan banyaknya lembar kerja Excel yang digunakan, catatan dari suatu data mungkin akan salah, rusak, atau terhapus. Software asset tracking system di desain secara khusus untuk melakukan tracking asset, tidak hanya untuk sekedar mencari lokasi asset berada, tapi juga untuk melakukan audit perubahan data asset atau kebutuhan lainnya.

Excel tidak cocok untuk kebutuhan manajemen fixed asset. Walaupun budget seringkali terbatas, namun merupakan hal yang layak dilakukan untuk berinvestasi dan beralih dari lembar kerja Excel ke Software Asset Management System yang di desain untuk melakukan tracking asset anda.

activo.co.id

hello@activo.co.id

+62-21-2933 9528